Il secondo appuntamento della Professionista Digitale Academy ha visto come tema centrale i documenti, nello specifico si è parlato di come ottimizzare la loro gestione e il loro uso, prendendo in analisi due strumenti: Sharepoint (Microsoft), e KURO PORTAL sviluppata proprio da Si-Net.
In epoca post lockdown il mondo è completamente cambiato: le persone sono passate dall’idea del solo ufficio per lavorare a quella di ufficio non più come parte preponderante della vita lavorativa. Questo perché sono emerse definitivamente le potenzialità del lavoro remoto: da casa o da qualsiasi altro luogo. Come si affronta al meglio un argomento di questo tipo? Ascoltando la testimonianza di chi è diventato subito parte del cambiamento. Per questo motivo, il secondo appuntamento della Professionista Digitale Academy, ha visto tra le sue fila un ospite speciale: il Dott. Stefano Codari dello Studio Rota Castiglioni.
Nello specifico, i temi trattati nella seconda puntata, sono stati diversi:
- Onedrive.
- Sharepoint.
- Differenze tra Onedrive e Sharepoint.
- KURO PORTAL.
- Firma elettronica e Firma digitale.
Microsoft Onedrive
Microsoft Onedrive è un servizio di Cloud storage offerto da Microsoft. I servizi di Cloud storage sono come degli “hard disk online” che permettono di archiviare i file su internet, sincronizzarli su vari dispositivi e condividerli facilmente con altri.
Onedrive è comunque una cartella di documenti privati e quindi accessibile solo dall’utente che ne ha gli accessi. In Onedrive sono presenti una libreria di documenti personali e un motore di sincronizzazione. I documenti saranno sempre sincronizzati in locale, ma consultabili da qualsiasi dispositivo, e sarà anche possibile avere una bozza del documento da condividere temporaneamente con i collaboratori.
Quando è necessario mettere i documenti in questa cartella:
- Quando non hai intenzione di condividere i documenti all’esterno.
- Quando vuoi condividere dei file con un ambito ristretto di persone o con un ciclo di vita limitato.
- Quando hai un documento personale che non è associato a nessun progetto.
- Quando desideri che il documento sia rivisto solo da alcune persone.
- Quando vuoi salvare in sicurezza i documenti su cloud per accedere da altre postazioni.
Microsoft Sharepoint
Microsoft Sharepoint è una piattaforma software sviluppata da Microsoft per la condivisione e la collaborazione. È in grado di svolgere diverse funzioni:
- Sostituisce il vecchio file server dove vengono salvati i file.
- È pensato per essere al servizio di tutta l’organizzazione.
- Rende tutti i documenti disponibili a tutti i membri con visualizzazione e permessi personalizzati in base a policy e regole definite.
- Fornisce la possibilità di arricchire i documenti con i metadati così da disporre sempre di una ricerca veloce.
- Rende possibile la collaborazione contemporanea sullo stesso documento da dispositivi diversi.
Quali sono dunque le differenze tra Onedrive e Sharepoint?
Il primo è utile per i documenti privati, il secondo per i documenti condivisi all’interno dell’organizzazione. In Onedrive è l’utente a controllare i propri file, in Sharepoint le regole sono scritte e decise dall’organizzazione. Nel primo l’utente può condividere i propri file, nel secondo c’è un gruppo autorizzato.
Proprio a proposito di condivisione e collaborazione, Stefano Codari ha raccontato la sua esperienza evidenziando le possibilità che Sharepoint offre e che un semplice disco di rete non potrebbe offrire.
«Il solo fatto di collaborare a più mani su di un file è molto importante» ha detto il Dott. Codari «soprattutto per chi, come nel nostro caso, era abituato alle impostazioni tradizionali, quelle per cui, se un file è già aperto da un collega, non può utilizzarlo un altro. Con SharePoint nessun file è mai bloccato, non ci si intralcia più a vicenda ma anzi, essendo tutto in tempo reale, si può procedere passo passo controllando già se il lavoro necessita modifiche o accorgimenti. Tutto ciò migliora dunque anche l’efficienza. Tuttavia, Sharepoint non è solo questo, anche se è normale che inizialmente gli studi inizino a lavorarci su in maniera tradizionale. Ci sono comunque altri strumenti utili in ottica di efficienza e collaborazione, come le liste. Strutture che servono per raccogliere informazioni che presentano dei vantaggi rispetto a tool simili tipo Excel».
Sulla base di SharePoint e in relazione a ciò che in questi anni è emerso dalla collaborazione con gli Studi Professionali, Si-Net ha sviluppato il proprio portale di gestione certificato da Microsoft e pubblicato sul Marketplace mondiale del colosso Statunitense: KURO PORTAL. Un file manager evoluto con cui gestire file e cartelle, condividere e collaborare, lavorando simultaneamente con tutta l’Organizzazione. Non è però solo uno strumento con un raggio d’azione interno, ma anche esterno perché garantisce l’accesso ai clienti in massima sicurezza.
KURO PORTAL ci permette di:
- Accedere ai documenti.
- Condividere i documenti, avendo uno spazio di scambio ordinato con i clienti.
- Rendere sicuri i documenti.
- Ricercare i file in maniera intelligente e veloce sul portale.
- Lavorare in smart working in sicurezza.
- Collaborare sui documenti.
- Ripristinare le versioni precedenti di un file (versioning).
- Essere sempre Gdpr compliance.
- Avere un backup di un anno.
- Avere una protezione completa dei dati.
Firma elettronica
Il panorama riguardante la firma elettronica è molto vasto. Sebbene spesso si riduca tutto ad una sola dicitura, esistono diversi tipi di firma:
- Firma elettronica semplice: detta anche “debole” o “leggera” perché costituisce la sottoscrizione meno sicura ed affidabile ma alla quale non possono essere negati effetti giuridici. Non è altro che un insieme di dati connessi attraverso un’associazione logica ad altri dati elettronici.
- Firma elettronica avanzata: connessa unicamente al firmatario, idonea ad identificare lo stesso, creata mediante dati per la creazione di una firma elettronica che il firmatario può, con un elevato livello di sicurezza, utilizzare sotto il proprio esclusivo controllo. Collegata ai dati sottoscritti in modo da consentire l’identificazione di ogni successiva modifica di tali dati.
- Firma elettronica avanzata – grafometrica: consiste in una firma apposta su un particolare tablet con uno speciale dispositivo che consente di memorizzare alcune caratteristiche biometriche del soggetto: velocità di scrittura, pressione della firma, accelerazione del movimento.
- Firma elettronica avanzata certificata: creata da un dispositivo per la creazione di una firma elettronica qualificata e basata su un certificato qualificato per firme elettroniche.
Firma digitale
La firma digitale è l’unica espressamente definita all’interno del CAD ed è un tipo di firma qualificata. Un documento firmato con firma digitale presenta le seguenti caratteristiche:
- Integrità: il contenuto non può essere alterato e il documento non può essere modificato o manomesso successivamente all’apposizione della firma.
- Autenticità: è certa l’identità del firmatario, essendo certificata l’autenticità delle informazioni relative al sottoscrittore.
- Provenienza: risulta verificata la provenienza del documento del sottoscrittore.
- Non ripudiabilità: il firmatario non può disconoscere il documento sottoscritto con la propria firma digitale.
Anche per quanto riguarda la firma digitale esistono più soluzioni possibili:
- Firma digitale formato PAdEs: può essere apposta esclusivamente ai file in formato PDF.
- Firma digitale formato CAdEs: la firma CAdES può essere utilizzata per sottoscrivere digitalmente qualunque formato di file (es. Ms-Excel, Ms-Word, PDF, XML, audio mp3, video mp4, etc.) .
- Firma digitale formato XAdEs: ottenuto firmando digitalmente un file XML. Caratteristica dello XAdEs è la possibilità di firmare singole parti del documento (documenti scritti da più persone).
- Firma digitale locale: è lo strumento di firma tradizionale che si basa sull’uso di un supporto hardware (es. smart card, chiavetta USB) in cui è conservato il certificato di firma rilasciato dall’ente certificatore.
- Firma digitale remota: è una firma digitale che si basa sull’uso di servizi telematici remoti e non prevede l’uso di dispositivi quali smart card o chiavi USB.
Ascoltando le esigenze degli Studi Professionali, Si-Net ha introdotto una nuova feature in KURO PORTAL: KURO SIGN. Essa permette di firmare e conservare i documenti in modo semplice, digitale e veloce.
Giunti alla conclusione vi ricordiamo il prossimo appuntamento con la Professionista Digitale Academy, sempre online, fissato per il 4 aprile: si parlerà del passaggio dalla contabilità alla consulenza e di come Come organizzare i dati dei vostri clienti per dare valore/creare nuovi modelli di servizi. Le iscrizioni sono ancora aperte, per partecipare iscriviti qui. Ti piacerebbe conoscere il quadro attuale riguardante la digitalizzazione negli Studi Professionali? Abbiamo elaborato una survey, in collaborazione con l’Università di Pavia, che ci permetterà di raccogliere informazioni importanti per stilare un report che potrà aiutare ogni Studio a disegnare la rotta per il futuro. Compilala qui.
